服务组织与服务程序和业主建立畅通的联系渠道，工程验收交付后，项目部负责人、工程部有关人员经常与业主和用户联络，明确联系方式和联系人，不断听取用户对工程质量问题的反映及改进意见。
程部根据公司有关文件规定，组织工程定期（半年）回访，回访方式采取直接回访或回访组回访，及时反馈用户意见根据国家有关工程保修期限精神（特殊情况可与业主协商适当延长保修期），热情迅速地做好维修工作。（3）工程回访在本工程保修期内至少回访三次，一般在工程交工半年、中期和期满内各回访一次。工程回访或维修时，由我公司建立本工程的回访维修卡，根据本工程情况制定回访计划。向业主发出回访函，回访函一般在计划回访日期一个月前发出，并内容包括：A关于回访的原则和目的；B工程使用情况进行询问；C工程质量存在哪些问题，性质如何；D是否认为回访必要，如果要求回访，请回函并告之联系人的接待时间。(4)维修程序维修任务的确定。工程回访中，发现缺陷后，应对发现的缺陷加以认真量度、记录、较为严重的应加以照片、录像形式记录，将情况填入维修任务书，由技术人员分析存在的问题，找出主要原因，制定措施，经公司有关部门及主管领导审核后，报请业主批准确认。在处理措施确定后，由我公司组织人员组成维修队，指定专人负责，维修队按维修任务书内容进行维修工作，维修质量、工期、安全都应满足业主要求，特别注意维修期间应维持业主环境的整洁，力求不影响业主和用户的使用。